PPT 용량 줄이기 (노하우)
PPT 디자인 클래스 (기초) 5강 (오피스 365 기준)
파워포인트 PPT 용량 줄이기 위한 방법은 다양한데요 당연한 말이지만 원인이 여러가지 존재하기 때문이겠죠? 파워포인트 클래스! 이번 챕터에는 PPT 용량을 차지하는 것들이 무엇이 있는지 그리고 PPT 용량 줄이기 위한 방법은 어떤 것이 있는지 알아보겠습니다.
파워포인트 PPT 용량이 커지는 이유
PPT 용량이 커지는 주요한 원인은 대부분 파워포인트 프로그램을 활용해서 순수하게 작성한 내용들은 아닙니다. 그보다는 외부에서 삽입한 이미지나 동영상 같은 것들이 주범인 경우가 많습니다. PPT 용량을 차지하는 요인은 크게 3지라고 할 수 있습니다.
1위 이미지
2위 동영상
3위 글꼴
번 외 ‘표 작업’
물론 위에 열거한 것들의 순위는 별로 중요하지 않습니다. 동영상 파일 큰 것 하나로도 몇 백 메가를 잡아먹거나 하기도 하니까요 그럼 하나씩 어떻게 용량을 확인하고 줄이는지 확인해봅시다.
PPT 용량 줄이기 ‘이미지’
1) 이미지를 찾아내는 방법
신나게 PPT를 작성하고서 용량을 보고 헉! 한다면 일단 PPT에 삽입한 이미지를 확인해봅시다. 단, PPT 페이지에 삽입한 이미지들만 볼 것이 아니라 반드시 슬라이드 마스터도 한번 보시기를 권합니다. 외부에서 구입한 파워포인트 테마, 템플릿 같은 경우 아주 큰 용량의 이미지를 슬라이드 마스터에 삽입 해놓는 경우가 많으니까요.
2) 이미지 용량 확인하기
삽입한 이미지들의 용량을 확인해야 이게 큰지 아닌지 알겠죠? 대체로 구글링 등을 통해 다운로드한 이미지들은 그리 크지 않습니다. 대부분 이미지 전문 사이트에서 다운 받은 고퀄 이미지나 자신이 핸드폰으로 촬영하거나 한 이미지들이 크죠.
특히 요즘은 핸드폰으로 사진 찍으면 5~6메가는 걍 넘기 때문에 그런 사진 10장만 넣어도 PPT가 100메가를 훌쩍 넘기게 되니까 특히 확인해 보시기 바랍니다.
이미지 용량을 확인하는 방법은 이미지 파일을 우클릭 하고 [속성-자세히]를 선택하면 용량과 이미지의 사이즈를 알 수 있습니다. 여기서 눈 여겨 봐야할 것은 사이즈 (픽셀)과 해상도입니다. 이미지 사이즈는 1~2천 픽셀이면 모니터로 보거나 및 출력 시에도 충분하니 그보다 너무 크면 사이즈를 줄여야 하고 해상도도 150DPI 정보면 충분합니다.
여기서 잠깐
PPI는 (Pixel per inch)의 약자로 1인치당 픽셀이 몇 개로 이루어졌는지를 말합니다. DPI는 (dot per inch)의 약자로 1인치당 점이 몇 개가 들어가 있는지를 말합니다. 보통 DPI는 인쇄를 할 때 따지는 것이고 PPI는 화면 출력 시에 따지게 되는데 너무 개의치 않아도 됩니다. 대부분 DPI와 PPI는 비슷한 개념으로 봐도 PPT 작업하는데 큰 무리는 없습니다.
PPT에서 이미지 용량 줄이는 방법
1) 해당 이미지르 슬라이드 상에서 직접 줄이는 방법
어떤 이미지가 큰지 확인하셨으면 파워포인트 슬라이드 상에서 이미지 용량을 다이렉트로 줄여봅시다. 방법은 매우 간단합니다. PPT 상에서 이미지를 더블클릭 하면 리본 섹션에 ‘그림 압축’이 활성화됩니다. 클릭해보면 그림 압축을 하기 위한 설정창이 나오는데 압축 옵션에 나온 ‘이 그림에만 적용’ / ‘잘려진 그림 영역 삭제’를 모두 체크해주세요
잘려진 그림 영역을 체크하면 일단 크기가 PPT 사이즈에 맞게 조절이 됩니다. 또 다음 칸 해상도에서는 웹 (150ppi) 혹은 전자 메일 96ppi)를 선택해주세요. 220ppi도 있긴 한데 사실 A3용지로 출력할 것 아니면 필요가 없으며 용량이 줄지도 않습니다. A4 출력 시 선명히 나오게 하려면 150ppi를 선택하시고 출력할 것이 아니고 화면으로만 볼 용도라면 96ppi를 선택하셔도 충분합니다.
2) PPT 설정에서 일괄 조절하여 저장하는 방법
앞선 방법이 해당 이미지를 하나씩 용량을 줄이는 방법이었다면 이것은 설정 자체에서 전체를 일괄 강제 규정하는 방식입니다. 그러니까 설정에서 예를 들어 파워포인트 문서의 모든 이미지는 150PPI로 규정한다고 체크하면 개별 이미지 설정이 어떻게 되어있건 싸그리 그렇게 저장된다는 의미죠.
물론 아주 간편할 순 있지만 별로 추천드리고 싶지는 않은 방법입니다. 왜냐하면 이미지별로 상태가 천차만별이기 때문에 강제로 줄였을 때 어떤 그림은 너무 퀄러티가 떨어지게 되는 문제가 발생하게 되기 때문입니다. 문서 페이지가 많은 경우 자칫 확인 못하고 출력하는 경우가 있으니 참고 바랍니다.
설정 방법은 매우 간단합니다. [파일 – 옵션 – 고급] 으로 들어가셔서 중간 쯤에 있는 이미지 크기 및 품질란에 있는 내용들을 설정해주시면 됩니다.
- 편집 데이터 취소 : 체크 (최초 이미지로 돌아갈 수 있게 임시로 저장한 데이터를 지우는 것)
- 파일의 이미지 압축 안함 : 체크 해제 (체크를 하면 아래 기본 해상도 설정이 먹질 안습니다.)
- 기본 해상도 선택 : 고화질부터 96ppi까지 있을 텐데요 전에도 말했든 A4용지 출력 정도면 150ppi로도 충분합니다.
3) 파워포인트 저장 시 용량 설정 방법
이방법이 아마 가장 빨리 할 수 있는 방법이 아닐까 싶은데요 원리는 위에 언급한 것과 같은 작동 원리이지만 접근 루트가 다릅니다. 이것은 저장을 할 때 나오는 창에서 바로 선택하는 방법인데요
위의 그림과 같이 파워포인트 문서 작성을 다 마치고 [파일 – 다른 이름으로 저장 – 폴더 선택] 까지 가신 다음 파일 이름 넣으시고 마지막 저장을 누르시기 전에 저장 버튼 옆에 도구(L)이라는 것이 있습니다.
거기 내용을 보면 참고로 저장옵션이나 일반옵션을 누르면 PPT 설정창으로 넘어가게 됩니다 (이내용은 패스) 중요한 것은 맨 아래 그림 압축을 클릭하면 눈에 익은 그림 압축 선택 창이 뜹니다 이것은 개별 이미지를 압축할 때 봤던 창과 비슷하지만 다른 설정 창입니다.
잘 보시면 압축 옵션 부분에 ‘이 그림에만 적용’ 체크란이 비활성화 되어있습니다. 당연히 이 접근 방법은 문서 자체를 저장할 때 한방에 설정하려고 하는 것이니 비활성화 되어있을 수 밖에요 ^^
아무튼 그 창에에서 웹 (150ppi) 선택하시고 확인 누르신 후 문서 저장 완료하시면 됩니다.
4) 이미지 용량 줄이는 사이트를 활용하는 방법
파워포인트에서 제공되는 압축 프로그램을 사용하기 귀찮으시다면 사이트를 사용하는 방법도 있습니다. 제가 웹사이트를 만들 때 주로 사용하는 사이트인데요 그냥 드래그해서 이미지를 넣으면 알아서 용량을 확 줄여줍니다. tinypng.com 이라는 사이트인데요 https://tinypng.com/ 무료이고 회원가입도 안 해도 되는 아주 착한 사이트입니다.
사용 방법은 말씀드렸다시피 그냥 이미지를 끌어서 창에다 넣으면 자동으로 줄여주고 옆에 체크되는 download를 클릭하기만 하면 받아집니다. PPT 용량 줄이기 참 쉽죠?
PPT 용량 줄이기 ‘동영상’
1) 파워포인트 설정을 통해 동영상 용량 줄이기
2010 이전 버전 (오래돼서 확실치 않음)에서는 동영상을 첨부할 때 폴더에 영상을 넣고 파워포인트에 불러오는 방식이었는데 그 이후 버전에서는 동영상을 바로 파워포인트 파일에 삽입이 가능해졌습니다. 동영상의 용량을 압축하는 방법은 설정창을 통해 가능한데요 방법은 다음과 같습니다.
동영상을 슬라이드 집어넣은 상태에서 (영상이 삽입되지 않으면 활성화되지 않습니다) [파일 – 정보]로 들어가시면 미디어 압축이라는 체크란이 보입니다. 내용을 보시면 full HD 1080부터 480까지 선택이 가능한데 720이면 충분하실 겁니다.
2) 동영상 압축 사이트 활용 방법
파워포인트 설정이외 방법으로 동영상을 용량을 압축 프로그램을 통해 줄여주는 사이트를 소개해드리겠습니다.
비디오프레소 http://videopresso.co.kr/ 이 사이트는 무료이고 특별히 로그인을 안 해도 됩니다. (저는 회원가입 이 정말 싫어요 ^^) 이용 방법은 이미지 용량 줄였던 TINY 사이트와 같이 드래그해서 사이트에 영상을 올려놓기만 하면 끝입니다. 동영상이기 때문에 시간은 다소 걸립니다. (프리미어 사용해도 렌더링 시간은 어차피 많이 걸립니다.)
PPT 용량 줄이기 번외 ‘표’
PPT 용량을 줄이는데 왜 갑자기 표를 말하는지 쌩뚱맞을 텐데요 PPT를 많이 사용해보신 분들은 아마도 셀이 무지하게 많은 표를 작성할 때 PPT가 버벅거리는 것을 느껴 보셨을 겁니다. 이는 용량 문제라기 보단 컴퓨터에 과부하가 가는 문제인데요 간혹 이 버벅거림 때문에 PPT가 용량이 크다고 오해하시는 분들이 많아서 번외로 말씀드립니다.
PPT 용량 줄이기 ‘글꼴 포함 저장’
PPT를 작성하실 때 디자인을 위해 다양한 폰트를 적용하실 겁니다. 다만 PPT 작성할 때 PC안에 설치되어 있는 폰트는 얼마든지 쓰셔도 문제가 될 건 없지만 PPT를 저장하는 옵션에서 글꼴을 포함하여 저장하는 것으로 설정되어 있다면 용량이 생각보다 많이 늘어나게 됩니다. 한마디로 내가 사용한 글꼴을 모두 PPT에 담아서 함께 저장하게 되는 것이니까요.
‘글꼴 포함’ 설정 확인하는 법
설정이 어떻게 되어 있는지 확인하시는 방법은 [파일 – 옵션 – 저장] 이 경로로 가보시면 아래쪽에 ‘파일의 글꼴 포함’ 이란 체크란이 있을 겁니다. 그곳이 체크되어 있다면 일단 글꼴을 포함하여 저장하게 되는 것이고 그 옆에 보면 두가지 체크 항목이 활성화 돼있을 텐데요
- 프리젠테이션에 사용되는 문자만 포함
- 모든 문자 포함 (다른 사람이 편집할 경우)
요렇게 두가지가 있을 겁니다. 위에 ‘문자만 포함’의 경우는 보는 사람이 글꼴이 없어서 깨지는 일은 없게 해주지만 추가적으로 편집할 시에는 지원이 안된다는 것이고 ‘모든 문자 포함’은 사용된 글꼴 자체를 완전히 넣어 준다는 의미이기 때문에 편집을 해도 글꼴 걱정 없이 사용할 수 있다는 뜻입니다.
개인적으로 저는 용량 문제를 떠나서 웬만하면 ‘모든 문자 포함’은 권하고 싶지 않은데요 이유는 용량은 둘째 치고 아주 빈번하게 오류가 나기 때문입니다. 상사에게 PPT 파일을 보내줬는데 클릭하자 마자 오류가 뜨면 보내기 전에 제대로 확인도 안하고 보낸 무성의한 부하 직원이 되기 딱 좋으니까요.
PPT 용량 줄이기 위해 알아야 할 사항을 한번 쭉 살펴봤습니다. 물론 위에 열거한 사항이 아니더라도 용량을 차지하는 이유들이야 많지만 대부분 미비한 수준입니다. PPT 용량 줄이기 끝!
