이벤트 기획서 디자인은 어떻게 다른지 알아보자
이벤트 기획서라 함은 프로모션 기획에 있어 매우 중요한 영역이라고 할 수 있습니다. 하지만 광고 기획서나 전략, 사업 기획서처럼 의외로 대중적이지는 않은데 대부분 이벤트 대행사에서 근무하는 기획자들이 작성을 하기 때문입니다. 다행히 저는 이벤트 대행사에서 일을 오랫동안 해왔기에 가장 친숙하다고 말 할 수 있어 좋긴 한데 사실 처음엔 정말 기획이란 게 이렇게 어려운 것이었나 하고 좌절도 많이 했습니다.
되돌아보니 하필 처음 접한 것이 이벤트 기획이었기 때문에 당연한 일이었습니다. 초보자가 접근하기에 가장 어려운 기획서라고 말 할 수 있는 것이 바로 이벤트 기획서이기 때문입니다. 이건 뭐 마케팅 관련 지식부터 연출, 하드웨어, 인력관리, 섭외 및 셀럽 매니지먼트, 인쇄 및 기타 제작물 관련 지식까지 알아야 할 게 너무 많으니 초보에게는 지옥입니다.
이벤트 기획서는 그 특성상 전략적인 부분에서 액션 플랜에 이르기까지 상당히 넒은 영역을 디테일 하게 다뤄야 하기 때문에 나름 타 기획서들과는 구별되는 특성이 있습니다. 그렇기에 당연히 기획서 디자인에 있어서도 구별되는 고유 Design DNA가 있는데 기획서 자체의 기술적인 부분은 기획 지식 클라우드에서 다루기로 하고 여기서는 디자인 적인 측면만 간단히 짚어보도록 하죠.
이벤트 기획서 디자인은 어떻게 다른 걸까?
이벤트 기획서 작성 시 참고할 만한 디자인 요령
이벤트 기획서 디자인 핵심 포인트
1. 디테일한 정보들을 알아볼 수 있도록 디자인 하라.
2. 엄청난 분량의 기획서의 방향 감각을 놓치지 않도록 하라.
3. 컨셉의 느낌을 잘 살린 템플릿 디자인을 하라.
4. 시안이 살아 있는 기획서 디자인을 하라.
5. 현장을 잘 시뮬레이션 하라.
1. 디테일한 정보들을 알아볼 수 있도록 디자인 하라.
이벤트 기획서만큼 많은 정보를 수록하고 있는 기획서도 드물지 싶습니다. 보통 마케팅 기획서는 Why에 해당하는 부분을 설명하는데 진을 다 빼는 경향이 있지만 이벤트 기획서는 How에 더 초점을 맞출 수밖에 없습니다.
그렇다 보니 세세한 것까지 많은 분량을 설명해야 하는 경우가 많은데 정보가 많은 기획서는 내용 편집은 물론 디자인도 최대한 깔끔하고 군더더기 없이 해야 합니다. 사람이 한 페이지에서 인지할 수 있는 정보는 생각보다 많지 않기 때문에 중요한 핵심 이외 쓸데없는 정보는 최대한 눈에 띄지 않게 하는 것이 좋고 디자인 적 꾸밈도 최대한 심플하게 접근하는 것이 좋습니다.
2. 엄청난 분량, 기획서의 방향 감각을 놓치지 않도록 하라.
상황분석, 컨셉, 프로그램, 연출계획, 인력계획, 현장 운영 계획, 동선 계획, 운영 계획, 하드웨어 계획 등등 매우 많은 영역을 기술해야 하는 이벤트 기획의 특성 상 분량이 많을 수밖에 없는데 이 때 기획서의 네비게이션 부분이 잘 잡혀 있지 않은 템플릿을 디자인하게 되면 기획서를 읽는 사람이 이 부분이 어디를 설명한 부분인지 방향감각을 상실하기 쉽습니다.
네비게이션이라 함은 일반적으로 기획서 상단에 프로젝트 명, 대분류 목차, 소분류 목차 등등을 명시한 부분입니다. 별거 아닌 거 같지만 초보 분들은 이부분을 잘 못 디자인하여 낭패를 보는 경우가 의외로 많습니다. 예를 들어 프로그램 이라고만 네비게이션에 명시를 하게 되면 그게 1~2페이지는 괜찮지만 10페이지 이상 넘어갈 때는 이게 어느 프로그램을 말하는 건지, 이전 프로그램의 연장선인지, 디테일한 부분인지, 다른 프로그램인지 알 수 없는 상황이 연출되는 것입니다.
그렇기 때문에 네비게이션을 템플릿 디자인 할 때부터 꼭 잘 잡으시 길 바라며 추가로 내용의 구분을 명확하게 해주기 위해 간지(구분을 위해 삽입하는 페이지)를 디자인하여 적절하게 사용하는 것도 내용을 명확하게 인지하는데 도움이 되겠죠?
3. 컨셉의 느낌을 잘 살린 템플릿 디자인을 하라.
이벤트 기획은 대부분 컨셉에 대한 언급을 합니다. 물론 컨셉 부분에서 컨셉 아트 등을 통해 컨셉의 느낌을 전달할 수도 있지만 사실 그것만 가지고는 짧은 시간 내 느낌을 확 받기란 쉽지 않죠. 그래서 웬만하면 해당 이벤트의 컨셉을 기획서 템플릿 디자인에 녹여서 하나의 기획서를 보는 내내 느낌을 받도록 하는 디자인을 추천 드립니다.
4. 시안이 살아 있는 기획서 디자인을 하라.
이벤트 기획서 디자인은 시안빨 이라는 말이 있습니다. 그만큼 이벤트 기획서에 있어서 시안이 차지하는 비중이 크다는 이야기인데 시안 자체는 디자이너의 몫이긴 하지만 기획서를 작성하는 기획자의 역할도 중요합니다. 정말 좋은 시안이지만 기획서에 앉히고 나니까 왠지 후줄근해 보이는 경우가 의외로 많습니다. 시안을 잘 살리기 위한 기획서 디자인 팁을 드리자면
첫번째.
시안은 크게 크게 시원하게 보여주세요 기획서 템플릿이 복잡하다면 과감하게 시안만 풀 페이지로 할당하는 것이 좋습니다. 템플릿 디자인이 시안과 어우러지면 더할 나위 없이 좋겠지만 대부분의 경우 시안에 집중하는 것을 방해할 뿐입니다.
두번째.
시안을 몰아서 보여주지 않는 것입니다. 기획서를 작성하는 분들이 가끔 이런 고민을 많이 하십니다. 시안을 몰아서 한 챕터로 보여줄까? 중간중간 해당 연관 내용 부분에서 삽입할까? 시안을 가장 앞에 넣고 분위기 환기를 시키고 본 내용을 진행할까? 등등… 말이죠.
뭐 전략적으로 어디에 삽입하건 좋지만 웬만해서는 한번에 시안을 몰아서 보여주지 않는 것이 좋습니다. 특히 시안이 많을 때는 더욱 그렇습니다. 기획서 흐름상 시안이 궁금해지는 그 시점에 시안을 보여주는 것이 좋습니다. 항상 말하지만 기획서를 보는 사람은 망각의 동물입니다. 뭐든 몰아서 보면 그 내용과 느낌을 100% 소화하지 못하니까요
5. 현장을 잘 시뮬레이션 하라.
기획서를 보는 클라이언트가 현장을 머릿속에 잘 집어넣고 있다면 모를까 대부분 그렇지 못한 경우가 많습니다. 이벤트 기획서는 대부분 현장에서 진행되는 부분을 수반하기 때문에 그것을 잘 설명해서 인지하도록 만드는 것이 중요한데 의외로 그것이 쉽지 않습니다. 현장 사진을 엄청나게 나열하고 하나씩 코멘트 달고 해도 이해가 쉽지 않습니다.
이럴 때는 사람의 인지 메커니즘을 이용하여 디자인을 해보세요. 사이트의 큰 부분부터 작은 부분까지 일단 전체를 머릿속에 넣도록 해주고 그 다음은 이벤트가 일어나는 스팟 별로 Zoning을 설명해주고 그 다음 시간 별로 혹은 프로그램 진행 순서별로의 디테일을 설명해보세요. 무작정 자세히 설명하는 것보다는 훨씬 이해를 잘할 것입니다.
여기 제가 예전에 작성했던 이벤트 기획서 디자인 몇 개를 소개합니다. 위의 내용을 잘 이해하셨다면 기획서 디자인은 ‘이쁘고 안 이쁘고’ 로만 판단해서는 안된다는 것을 이해하셨을 겁니다. 기능적인 특성을 고려하여서 보시면 도움이 될 겁니다. 앞으로 짬이 나는 대로 기획서 디자인은 많이 올리도록 노력하겠습니다.
